Importancia de los manuales de procedimientos segun autores

Importancia de los manuales de procedimientos segun autores

Ejemplos de políticas y procedimientos

Toda empresa debe tener un documento que establezca claramente cómo deben hacerse las cosas. Esta necesidad es válida para una empresa grande, para que los distintos departamentos trabajen juntos de forma eficaz, e igualmente para una empresa pequeña, para que las cosas funcionen sin problemas cuando el propietario esté fuera de la oficina.

¿Tiene su empresa un manual de políticas y procedimientos que cubra las normas de la empresa y las directrices para los empleados? Si no es así, es hora de elaborar uno. Es un proceso sencillo, y una vez que tenga una plantilla viable, podrá hacer revisiones y actualizaciones a medida que su empresa cambie y crezca.

Un manual de políticas y procedimientos eficaz es una herramienta de gestión esencial. Como pieza de lectura obligatoria para todos los empleados, establece los objetivos y políticas de la empresa y comunica las normas de acción y comportamiento adecuadas para todos los empleados.

Su manual debe incluir las mejores prácticas de su empresa, las descripciones de sus procesos empresariales básicos y los métodos y normas específicos para la realización del trabajo. Este manual le permite simplificar la formación de los empleados y orientar su empresa hacia el crecimiento.

Manual de políticas y procedimientos pdf

El manual de operaciones tiene por objeto recordar a los empleados cómo realizar su trabajo. El manual es un libro o carpeta de documentos impresos que contiene los procedimientos operativos estándar, una descripción de la jerarquía de la organización, los datos de contacto del personal clave y los procedimientos de emergencia. No sustituye a la formación, pero debe ser suficiente para que una persona formada y competente se adapte a los procedimientos específicos de la organización[4].

El manual de operaciones ayuda a los miembros de la organización a realizar sus tareas de forma fiable y eficiente, con resultados coherentes. Un buen manual reducirá los errores humanos e informará a todos con precisión de lo que tienen que hacer, ante quién son responsables y de quién son responsables. Es una base de conocimientos para la organización y debe estar disponible para su consulta siempre que sea necesario. El manual de operaciones es un documento que debe revisarse periódicamente y actualizarse siempre que sea necesario para garantizar su vigencia[4].

El manual de operaciones puede ser un documento digital o en papel. El formato digital tiene ventajas para el control de las revisiones y puede distribuirse fácilmente y a bajo coste[4] El detalle debe ser suficiente para que una persona competente sin experiencia específica pueda entender lo que se necesita y cómo debe hacerse. No se trata de un manual de formación, ya que el exceso o la falta de detalle pueden hacerlo ineficaz[5].

Manual de procedimientos

Las políticas y los procedimientos son una parte esencial de cualquier organización. Juntos, las políticas y los procedimientos proporcionan una hoja de ruta para las operaciones diarias. Garantizan el cumplimiento de las leyes y reglamentos, orientan la toma de decisiones y agilizan los procesos internos.

Cuando todo el mundo sigue las políticas y los procedimientos, su organización puede funcionar sin problemas. Las estructuras de gestión y los equipos funcionan como es debido. Y los errores y los contratiempos en los procesos pueden identificarse y resolverse rápidamente.

La coherencia en las prácticas también es buena para los empleados a nivel individual. Saben de qué son responsables, qué se espera de ellos y qué pueden esperar de sus supervisores y compañeros. Esto les libera para hacer su trabajo con confianza y excelencia.

Cuando los empleados siguen los procedimientos, realizan las tareas correctamente y proporcionan un servicio al cliente coherente. Esto mejora la calidad de los productos y servicios de su organización. Y, a su vez, mejora la reputación de su empresa. Los empleados pueden saber que están cumpliendo sus funciones y se sienten orgullosos de su trabajo.

Ejemplos de manuales de procedimientos

Un manual de políticas y procedimientos es una herramienta empresarial clave para cualquier organización que resulta muy útil si se concibe y aplica correctamente. Hay muchas razones para tener un manual de políticas y procedimientos, entre ellas: los controles internos, el cumplimiento de la normativa, la formación de los empleados y la coherencia, por nombrar algunas.

Si no hay personal que cubra la ausencia, es posible que no sepa cómo realizar las tareas del trabajo o, lo que es igual de importante, que no sepa qué tareas son necesarias o el momento de realizarlas. Además de ahorrar tiempo a la hora de averiguar los procesos, un manual de procedimientos documentado reduce los errores y mejora la eficiencia de los empleados.

Las políticas y los procedimientos son necesarios para una variedad de propósitos que incluyen, entre otros, los siguientes: cumplimiento de la normativa, controles internos, requisitos operativos, gestión de riesgos y eficiencia continua. Muchas organizaciones se someten a una auditoría anual y deben proporcionar a los auditores controles internos documentados y políticas relacionadas. Si las políticas no están bien documentadas, los auditores podrían denunciar una debilidad de control interno y anotarla en su informe de auditoría. Además, varios organismos exigen a los empresarios que desarrollen